Die Blogs meiner KommilitonInnen lese ich immer wieder sehr gerne, da mich die anderen Blickwinkel oder auch neuen Themen faszinieren. Beim Lesen ist mir aufgefallen, dass das Thema Zeit sowohl direkt als auch indirekt eine große Rolle spielt. Ob sie über das Schreiben eines Blogartikels erzählen, über mögliche Herausforderungen im Studium berichten, neu kennengelernte Werkzeuge im Content Management vorstellen oder auch über persönliche Erfahrungen oder sogar Krisen offenbaren, ist Zeit stets der gemeinsamen Nenner, der alle vereint. Vortragende halten Vorlesungen zu bestimmten Zeitpunkten und die Studierenden verabreden sich zu Gruppenarbeiten. Die Zeit stellt also im Studium Content Strategy einen wesentlichen Faktor dar und dennoch hat alles seine Zeit.
Eintagsfliegen mit Mathe-Skills regieren in unserer Zeit
Einer meiner ehemaligen Professoren meinte einmal in einer Vorlesung, dass die Zeit für jeden gleich schnell vergeht. Einstein würde ihm mit aller Vehemenz sowohl absolut als auch relativ widersprechen. Zur Verteidigung meines Professors muss ich sagen, dass er zum einen hervorragende Vorlesungen brachte und zum anderen war er kein Naturwissenschafter. Nach unserem gewöhnlichen Verständnis verläuft die Zeit auch nur in eine Richtung. Sie ist unumkehrbar. Das macht Zeit zu einem knappen Gut in unserem Leben, zumal der Tod auch viel länger ist, als es unser Leben je sein kann.
Die Physik definiert das Maß der Zeit als
1 Sekunde die das 9 192 631 770 – fache der Periodendauer der dem Übergang zwischen den beiden Hyperfeinstrukturniveaus des Grundzustandes von Atomen des Nuklids 133Cs entsprechenden Strahlung.
Hering, Martin & Stohrer | 2007 | Physik für Ingenieure
Scheinbar können wir in unseren Breitengraden die uns zur Verfügung stehende Zeit – mehr oder weniger – frei für unsere Vorhaben nutzen. Beispielsweise verbrachte Andrew Wiles 31 Jahre damit, Fermats letzten Satz zu beweisen.
Viele kennen den Satz des Pythagoras: In einem rechtwinkligen Dreieck ist die Summe der Flächeninhalte der beiden Kathetenquadrate gleich der Summe des Flächeninhalts des Hypotenusenquadrats. Um das Jahr 1640 herum schrieb Pierre de Fermat seinen “Großen Satz” auf und behauptete, dass er eine Lösung gefunden habe. Fermat postulierte, dass es keine Lösung dafür gibt, wenn die Potenzen in der Gleichung des Satzes des Pythagoras größer als 2 sind. Die angekündigte Lösung für das Problem blieb er seiner Nachwelt allerdings schuldig. Viele versuchten dieses Jahrhundertproblem der Mathematik zu lösen und verloren dabei ihren Verstand.
Andrew Wiles stieß im Alter von 10 Jahren in einer Bibliothek auf diese mathematische Aufgabe und sie sollte gleichzeitig die größte Herausforderung seines Lebens werden. Mit unglaublicher Beharrlichkeit beschäftigte er sich mit der Aufgabenstellung, entwickelte viele weitere mathematische Methoden und erbrachte schlussendlich im Jahr 1994, nach 31 Jahren, den Beweis für Fermats letzten Satz. Eine Eintagsfliege hätte also 11 160 Leben benötigt, abgesehen von einem Studium der Mathematik in Lichtgeschwindigkeit, um den Beweis zu bringen. Daher sollten wir uns gut überlegen, wie wir mit unserer Lebenszeit umgehen wollen.
Auch im Buch Leibniz, Newton und die Erfindung der Zeit wird nicht nur auf das knappe Gut, welches uns alle begleitet, eingegangen. Es zeigt auch, welche Rolle Zeit in unserem Leben einnimmt. Die beiden Mathematiker haben mit ihrem Wettstreit und Erfindergeist die Grundlagen für fast jede heute bekannte Innovation und Invention geschaffen.
Der Umgang mit unserer Zeit berührt uns wortwörtlich jede Sekunde unseres Lebens – Zeit ist eine begrenzte Ressource. Auch im Content Management ist sie von großer Relevanz. Wir sollten daher lernen, mit ihr umzugehen, sie ausgewogen zu verteilen und entsprechend zu managen.
Wenn der Affe zum Monster wird und die Zeit alle Wunden heilt
Zeit ist so umfassend, dass sie uns überall hin begleitet. Ob bei Gruppenarbeiten, Vorlesungen oder Projekt- und Seminararbeiten ist die Zeit der limitierende Faktor. Oftmals wundern wir uns über uns selbst, wie wir diese physikalische Einheit bewusst oder unbewusst auch beim Schreiben eines Blogartikels berücksichtigen – und auch managen.
Dennoch gibt es in unserem Leben Momente, Einflüsse und Umstände die uns zur Prokrastination führen. Das kontinuierliche Aufschieben von Aufgaben betrifft uns alle. Tim Urban erläutert auf lustige Art und Weise diese Arbeitsstörung, die unser Leben stark beeinflussen kann. Wir als Entscheider sind dabei einem Affen ausgeliefert der zum einen viel Zeit hat und zum anderen gerne viel Spaß im Leben hat. Die beiden sind begleitet von einem Monster, dass unser ganzes System, unser Wirken panisch werden lässt. Das kann soweit gehen, dass wir uns selbst sogar in Krisen wiederfinden.
In meinem Kopfzirkus tanzen die Affen nach meiner Pfeife
Wie sollen wir heute mit dieser knappen Ressource umgehen? Dafür gibt es verschiedene Methoden, die beim Erstellen der besten To-Do-Listen beginnen und bis hin zu ehemaligen amerikanischen Präsidenten reichen.
Die Pareto-Regel besagt, dass 80% eines Ziels mit 20% des dafür nötigen Aufwandes erreicht werden können. Diese Regel findet sich auch im Alltag und im Content Management wieder. Beispielsweise können 20% der regelmäßigen User 80 % des Traffics auf unserer Website verantworten. Für unser Zeitmanagement übersetzt: Mit 20% Einsatz können wir 80% unserer Aufgaben erledigen. Wir priorisieren unsere Aufgaben und arbeiten diese nach ihrer Wichtigkeit ab.
Die ALPEN-Methode hat fünf Schritte die uns auf den Olymp des Zeitmanagements tragen können. Es werden zuerst Aufgaben und Aktivitäten zusammengestellt. Dann wird die Länge der Tätigkeiten und Zeitdauer geschätzt. Weiters werden Pufferzeiten eingeplant und die Entscheidung über die Priorisierung der Aufgaben getroffen. Schlussendlich wird eine Nachkontrolle über Unerledigtes gemacht und auf den kommenden Tag verschoben. Bei dieser Methode ist es wichtig, sich realistisch einzuschätzen, genügend Pufferzeiten zu planen und vor allem das Geplante schriftlich festzuhalten.
Beim Eisenhower-Prinzip bilden wir eine Matrix. Wir priorisieren die zu erledigenden Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Sind die Aufgaben zwar wichtig aber nicht dringend, werden wir diese selbst bearbeiten und auf einen Termin verschieben. Sind Aufgaben unwichtig und auch nicht dringend bearbeiten wir diese gar nicht. Sobald etwas Wichtiges und Dringendes auf uns zukommt, müssen wir es auch sofort und selbst erledigen. Unwichtige Dinge die aber dennoch dringend sind, können wir delegieren. Mit dieser Methode finden wir einen guten Überblick über die uns selbst zugeteilten sowie delegierten Aufgaben.
Die ABC-Analyse ist eine eher aufwendige Methode und dennoch sehr aufschlussreich. Wir klassifizieren unsere Aufgaben anhand des Aufwands als auch ihren Beitrag zu unserer Zielerreichung. Dabei bilden wir die Klassen A, B und C. Die Aufgaben der Klasse A haben einen geringen Aufwand, tragen aber wesentlich zu unserer Zielerreichung bei. In der Klasse B befinden sich Aufgaben, die hinsichtlich Aufwand etwas größer sind, aber dennoch für unsere Ziele nicht zu vernachlässigen. In der Klasse C haben wir Aufgaben gesammelt, die mit einem großen Aufwand verbunden sind und gleichzeitig einen geringeren Beitrag zu unserem Ziel leisten.
Vor dem Hintergrund der aufkommenden Komplexität müssen wir uns immer mehr fokussieren. Für die erfolgreiche Ergebnisorientierung gilt es, Schwerpunkte zu setzen. Aber wie viele Schwerpunkte können wir uns eigentlich vornehmen? Laut dem Psychologen Miller können wir 7 ± 2 Herausforderungen annehmen. Je nach unseren Stresslevels gelingen uns manchmal neun jedoch viel wahrscheinlicher fünf Herausforderung, auf die wir uns konzentrieren und dann auch in unserem Kontrollbereich liegen. Auch diese Regel ist im Hinblick auf das Zeitmanagement von großem Vorteil.
Die Methode des Neinsagens ist für uns schwer zu erlernen, da wir Menschen in unserer Umgebung nicht enttäuschen oder gar verletzen wollen. Dennoch wird die Welt immer komplexer und es kommen täglich immer mehr Aufgaben auf uns zu – wir müssen uns selbst schützen. Mit der einfachen Fragestellung welche Konsequenz wir ertragen müssen, wenn wir zu einer Aufgabe ein eindeutiges Nein sagen, führen wir uns selbst die Möglichkeiten vor. Wir können nun abwägen, ob wir mit diesen Konsequenzen leben wollen. Oftmals werden wir dennoch Aufgaben annehmen, aber hin und wieder werden wir uns und unsere Gesundheit mit einem einfachen Nein schützen. Denn nicht nur die Digitalisierung und die Transformation des 21. Jahrhunderts nehmen schnell an Fahrt auf sondern auch unser Leben und die damit verbundene Zeit.
Wenn der Hund mit der Zeit wedelt
Das heutige, rasante Business macht sich insbesondere im Content Management bemerkbar. Eine Content Machine wird schnell zur Zeitmaschine und zunehmende Geschwindigkeit begleitet unsere Leben, wie der Sauerstoff das Atmen. Dennoch vergeht Zeit nicht für jeden gleich schnell und ist abhängig vom Betrachter selbst. Ich denke, dass das nicht nur für die Physik gilt, sondern auch eine begleitende Regel unserer Lebenszeit wird.
Mein Labrador Retriever Joker hat keine Ahnung von Definition, Management oder gar Dilatation der Zeit und weiß trotzdem sehr gut mit ihr umzugehen: Wenn er hungrig ist, frisst er. Wenn er müde ist, schläft er. Wenn er spielen will, dann spielt er. Joker hat eine einzige Regel beim Zeitmanagement:
If you cannot eat it or play with it, just pee on it and walk on.
Labrador Retriever Joker
Je nach Tageszeit und der mir gefühlten, zur Verfügung stehenden Zeit wende ich die oben beschriebenen Methoden sowohl in meinem Arbeitsalltag als auch Privatleben an, orientiere mich aber gleichermaßen an Joker.
Denn die Zeit ist vermutlich das Wertvollste, was unser Leben begleitet.
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